Kommunikationsprogramme werden immer dann verwendet, wenn zwei oder mehr Computer Daten austauschen sollen. Während früher diese Programme speziel für die Datenübertragun via RS-232 Schnittstelle und Modem ausgelegt waren, so wird heute fast auschließlich die Netzwerkschnittstelle verwendet. Für Computer, die über keine Netzwerkhardware verfügen, ist in den modernen Betriebssystemen eine entsprechende Emulationssoftware enthalten (z.B. bei Windows das DFÜ-Netzwerk)
Kommunikationsprogramme bedienen sich eines standardisierten Protokolls zum Austausch von Daten (i.d.R. ist dies TCP/IP), das für gewöhnlich schon in moderenen Betriebssystemen integriert ist, und setzen darauf ein programmspezifisches Protokoll auf (z.B. SMTP für den Austausch von E-Mails oder HTTP für den Austausch von Webdokumenten), das i.d.R. gut dokumentiert ist und von jedem implementiert werden kann.
Eines der wenigen Kommunikationsprogramme, das sich noch nicht der Netzwerkhardware bedient sondern ein Modem voraussetzt, ist das Faxprogramm zum Senden und Empfangen von Telefaxen. Andere Beispiele, die aber die Netzwerkfunktionen benutzen, sind Webbrowser (z.B. Internet Explorer von Microsoft, Opera und Netscape Navigator), FTP, Telnet oder E-Mail (z.B. Outlook von Microsoft, Netscape Messenger) etc.
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